Il monitoraggio e la valutazione dei progetti

Il monitoraggio e la valutazione dei progetti

Le linee guida della presidenza del consiglio, dipartimento della funzione pubblica.

Il monitoraggio e la valutazione di un progetto si basano sulla raccolta di informazioni e analizzano  le realizzazioni in termini di prodotti e/o realizzazioni fisiche

■ il monitoraggio si svolge nel corso di tutta la fase di attuazione del progetto ed è finalizzato a raccogliere in maniera continua e sistematica informazioni sull’andamento del progetto;

 ■ la valutazione si realizza in genere a metà del periodo di attuazione (valutazione in itinere) per controllare se il progetto sta raggiungendo gli obiettivi previsti ed eventualmente ri-orientarlo, e verso la fine dello stesso periodo, quando è possibile effettuare una valutazione più complessiva di quanto realizzato.

Nel corso della fase di attuazione, il monitoraggio e la valutazione rappresentano due strumenti utili a raccogliere informazioni per orientare e sostenere le decisioni e migliorare quindi la qualità del progetto.

Il monitoraggio è lo strumento di supporto alle decisioni dello staff nel corso dello svolgimento del progetto. Esso ha lo scopo di tenere traccia dei progressi ottenuti dall’azione intrapresa in termini di costi, risorse impiegate, attività realizzate ed effetti prodotti. I risultati costituiscono la base informativa per la successiva e complementare attività di valutazione. Come tale, il monitoraggio è quindi un’attività continua, realizzata dallo staff che gestisce il progetto ed è essenziale per controllare quanto si sta realizzando. Permette di tenere sotto controllo il progetto nella fase di attuazione e, se necessario, ridisegnarne le attività.

Per svolgere tale compito, è essenziale che il monitoraggio preveda tre momenti fondamentali:

 ■ costante revisione del progetto: attraverso il monitoraggio si acquisiscono informazioni per riflettere su quanto si sta realizzando e studiare modifiche e adattamenti delle attività di progetto;

■ ri-pianificazione: la fase di attuazione di un progetto implica sempre degli scostamenti rispetto a quanto inizialmente previsto. Diventa così essenziale ripianificare in corso d’opera il progetto adattandolo alla realtà in cui si sta operando;

■ sistema di reportistica (reporting): si tratta di una funzione cruciale attraverso cui fornire ai diversi attori-chiave (soprattutto all’ente finanziatore del progetto) report aggiornati sui progressi fisici e finanziari del progetto.

La fase di attuazione del progetto rappresenta quindi un processo di apprendimento virtuoso attraverso il quale lo staff impara da quanto sta realizzando e lo adegua alle difficoltà e/o necessità che si presentano in corso d’opera.  Lo scopo dei report è quello di

■ informare i vari attori-chiave circa I’andamento del progetto rispetto a quanto inizialmente pianificato, segnalando le difficoltà incontrate e le azioni da intraprendere per superare tali difficoltà;

■ fornire una documentazione formale di quanto è stato realizzato mentre il progetto è ancora in fase di attuazione, per facilitare futuri controlli e valutazioni;

■ documentare tutti i cambiamenti occorsi nel periodo di attuazione del progetto e le conseguenti modifiche al budget iniziale;

■ garantire la trasparenza del progetto rendendo accessibili ad un soggetto esterno tutte le informazioni sul suo svolgimento.

In ogni momento della fase di attuazione, il monitoraggio fornisce quindi indicazioni circa:

■ la rilevanza e fattibilità del progetto, cioè la sua capacità di continuare a dare risposta ai bisogni dei beneficiari ed erogare i benefici previsti ai gruppi target;

■ i progressi che si stanno ottenendo in termini di raggiungimento degli obiettivi previsti e capacità di utilizzare le risorse finanziarie a disposizione;

■ la qualità della gestione del progetto, soprattutto in relazione alla capacità di gestire i fattori di rischio e gli eventi inattesi;

■ la sostenibilità futura dei benefici che il progetto sta erogando;

■ le azioni da intraprendere.

Nella fase di attuazione del progetto, la valutazione ha lo scopo di:

■ verificare se un progetto sta ottenendo gli obiettivi che si erano stabiliti;

■ sostenere i processi decisionali relativi alle azioni da intraprendere nel successivo periodo di svolgimento del progetto. Si tratta quindi di un’attività puntuale che avviene generalmente a metà o verso la fine della realizzazione del progetto e viene in genere affidata a soggetti esterni all’ente attuatore del progetto. La valutazione in questo caso è detta “formativa” poiché consente di apprendere dalla realizzazione del progetto, traendo elementi utili a superare le eventuali difficoltà incontrate e migliorare continuamente la qualità dei progetti.

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